L’intégration iClosed relie vos rendez-vous et vos ventes au parcours de vos prospects dans Insyder. Vous retrouvez les appels, les changements de statut et les achats sur les fiches des prospects concernés, sans les ressaisir.
La première étape est indispensable : ajoutez une question qui demande le nom d’utilisateur Instagram dans vos formulaires de réservation iClosed. Insyder utilise cette réponse pour retrouver le bon prospect. Connecter les deux applications ne suffit pas à établir ce lien.
- Utilisez l’application de bureau Insyder et sélectionnez le compte Instagram concerné.
- Votre espace de travail doit disposer d’une offre Entrepreneur ou Scaling active, d’une place qui vous est attribuée et de l’intégration iClosed activée.
- Vous devez être propriétaire ou administrateur de cet espace de travail pour connecter ou déconnecter iClosed. La connexion est ensuite partagée avec l’équipe.
- Connectez-vous au bon espace iClosed avec un compte autorisé à approuver l’intégration et à modifier les formulaires de réservation.
- Dans Réglages du compte → Général → Devise, vérifiez la devise de vos ventes avant le premier import. Les montants importés utilisent cette devise ; ce réglage ne réalise aucune conversion.
Si iClosed affiche Bientôt dans les connexions, contactez l’équipe Insyder pour vérifier la disponibilité et l’activation sur votre espace.
Dans iClosed, ouvrez AI Scheduler → Events, sélectionnez un événement, puis ouvrez Invitee Questions. Ajoutez une question avec Add new question. Le guide iClosed des questions de réservation décrit cet écran.
Pour la configuration standard Insyder, utilisez les valeurs suivantes :
| Réglage | Valeur à utiliser |
|---|---|
| Type de réponse | Short text — texte court |
| Intitulé de la question | What is your Instagram username? |
| Identifiant, si le champ Identifier est proposé | what-is-your-instagram-username |
| Réponse obligatoire | Activez Required pour éviter les réservations sans pseudo Instagram. |
Cette question signifie « Quel est votre nom d’utilisateur Instagram ? ». Conservez l’intitulé anglais ci-dessus pour la configuration standard, y compris sur un formulaire en français : c’est celui reconnu par défaut. Si vous utilisez déjà un autre intitulé ou souhaitez le traduire, faites vérifier la correspondance par l’équipe Insyder. Ajouter seulement le mot « Instagram » à une question ne garantit pas qu’elle sera reconnue.
Demandez le nom d’utilisateur Instagram de la personne qui réserve, par exemple @marion.creates. Le nom affiché sur son profil, son adresse e-mail ou le nom de votre propre compte ne permettent pas ce rapprochement.
Ces réponses désignent toutes le même profil :
marion.creates@marion.createsMarion.Createshttps://www.instagram.com/marion.creates/
Enregistrez, puis ouvrez View booking page pour vérifier que la question apparaît après les coordonnées initiales. Ajoutez-la à chaque événement de réservation concerné, même si plusieurs événements partagent le même espace iClosed. Si vous laissez la question facultative, les réservations sans réponse ne pourront pas être reliées à un prospect.
Ajouter la question aujourd’hui ne remplit pas les réponses des anciennes réservations. Pour un ancien rendez-vous non relié, vérifiez que sa réponse Instagram est bien renseignée dans iClosed. Le rapprochement pourra se faire lors d’une prochaine synchronisation si le prospect correspondant existe dans Insyder.
- Dans l’application Insyder, sélectionnez le compte Instagram auquel vous voulez associer les rendez-vous.
- Ouvrez Réglages du compte → Connexions et activez l’interrupteur iClosed.
- Dans le navigateur qui s’ouvre, connectez-vous à l’espace iClosed concerné.
- Vérifiez que la demande d’autorisation concerne Insyder, puis approuvez l’accès.
- Sur la page de confirmation, cliquez sur Ouvrir Insyder et autorisez le navigateur à ouvrir l’application si nécessaire.
- De retour dans Connexions, vérifiez que l’interrupteur iClosed est activé.
L’import démarre automatiquement et peut inclure des rendez-vous déjà présents dans iClosed. Laissez la première synchronisation se terminer avant de vérifier les résultats. Les modifications suivantes sont récupérées automatiquement, même lorsque l’application Insyder est fermée ; elles peuvent apparaître avec un décalage.
La connexion concerne le compte Instagram sélectionné. Si vous gérez plusieurs comptes dans Insyder, vérifiez la connexion dans les réglages de chacun. L’intégration importe les informations d’iClosed vers Insyder ; continuez à gérer vos réservations et leurs résultats dans iClosed.
Choisissez un rendez-vous iClosed dont la réponse Instagram correspond à un prospect déjà visible dans l’espace Insyder sélectionné. Après la synchronisation :
- Ouvrez la fiche de ce prospect dans Insyder.
- Retrouvez le rendez-vous dans son parcours. Ouvrez le jour concerné pour en lire les détails dans Ce que vous avez fait.
- Vérifiez son statut. Lorsqu’iClosed l’a modifié, la fiche indique cette origine et le motif.
- Si l’adresse e-mail ou le téléphone manquait, vérifiez que les coordonnées fournies lors de la réservation ont complété la fiche.
Le rapprochement utilise le pseudo Instagram dans ce même espace Insyder. Il ne se fait pas à partir du nom, de l’e-mail ou du téléphone. L’intégration ne crée pas de prospect Instagram à partir d’une réservation : le profil doit déjà être connu d’Insyder.
Un rendez-vous sans correspondance est conservé. Il pourra être relié plus tard, lorsque la réponse Instagram sera exploitable et que le profil correspondant sera présent dans Insyder.
Les rendez-vous importés comprennent leur date, leur événement, les annulations, les reports et les résultats disponibles. Vous les retrouvez dans le parcours du prospect et dans les éléments iClosed de votre tableau de bord lorsqu’ils sont affichés.
Insyder complète les adresses e-mail et numéros de téléphone manquants à partir des rendez-vous reliés. Les coordonnées déjà renseignées sont conservées.
Les règles par défaut sont les suivantes :
| Événement dans iClosed | Effet sur le statut Insyder |
|---|---|
| Un rendez-vous est réservé | RDV programmé |
| L’heure du rendez-vous est passée et il n’est pas annulé | Appel effectué |
Un résultat WON ou SALE, ou une vente gagnée, est enregistré | Client |
| Le rendez-vous est annulé ou reporté | Aucun changement de statut lié à l’annulation ou au report. |
| Une raison de non-vente est renseignée | Aucun changement par défaut. |
Appel effectué se base sur la date passée d’un rendez-vous non annulé ; ce statut ne confirme pas à lui seul la présence du prospect. En cas d’absence, renseignez le résultat dans iClosed et adaptez le suivi du prospect dans Insyder.
Les mises à jour automatiques font avancer le statut : un nouveau rendez-vous ne fait pas perdre le statut Client. Vous pouvez corriger un statut manuellement ; les événements antérieurs à cette correction ne l’annulent pas. Un nouvel événement iClosed peut ensuite le faire évoluer.
Si votre équipe utilise des résultats personnalisés ou souhaite d’autres correspondances, contactez l’équipe Insyder pour vérifier les règles de votre espace.
Les produits importés apparaissent dans Réglages du compte → Produits avec une étiquette iClosed. Modifiez leur nom et leur prix dans iClosed. Un propriétaire ou administrateur peut les archiver ou les réactiver dans le catalogue Insyder.
Si iClosed ne fournit pas de prix, Insyder peut afficher une moyenne des ventes gagnées de ce produit, identifiée comme telle. Sans prix ni vente exploitable, le prix reste non renseigné.
Une vente gagnée rattachée à un rendez-vous relié à un prospect est ajoutée à ses achats et contribue aux statistiques de chiffre d’affaires. Elle porte l’origine iClosed. Chaque vente importée est enregistrée une seule fois ; ne ressaisissez pas manuellement la même vente dans Insyder, car les deux entrées seraient comptées.
Le chiffre d’affaires importé correspond aux ventes gagnées, pas au suivi des encaissements. Les acomptes et échéances récurrentes ne sont pas ajoutés comme des ventes distinctes. Passer un résultat d’appel à WON ou SALE peut faire évoluer le statut du prospect, mais un montant de chiffre d’affaires nécessite une vente gagnée avec un montant dans iClosed.
Une vente déjà importée conserve son montant enregistré. Si vous corrigez ensuite ce montant dans iClosed, contactez l’équipe Insyder pour examiner l’écart ; la correction ne réécrit pas automatiquement l’achat existant.
| Situation | Que vérifier ? |
|---|---|
| Je ne peux pas activer iClosed. | Vérifiez votre rôle de propriétaire ou administrateur, l’offre active et l’activation de l’intégration. Si Bientôt apparaît, contactez l’équipe Insyder. |
| La connexion est active, mais un rendez-vous n’apparaît pas sur la fiche du prospect. | Vérifiez le bon espace iClosed, le compte Instagram sélectionné, l’intitulé de la question, sa réponse et la présence du même pseudo dans Insyder. |
| Certains événements fonctionnent, d’autres non. | Ajoutez la question Instagram à chaque événement concerné et vérifiez ses réponses. Une question ajoutée sur un événement n’est pas automatiquement présente sur tous les autres. |
| Les anciennes réservations ne sont pas reliées. | Vérifiez qu’elles contiennent une réponse Instagram ; l’ajout de la question ne complète pas les réservations passées. |
| Un contact iClosed sans rendez-vous n’apparaît pas. | L’intégration s’appuie sur les rendez-vous. Une fiche contact ou un formulaire abandonné ne suffit pas à créer un prospect dans Insyder. |
| Un prospect est Client, mais sa vente manque. | Vérifiez qu’une vente gagnée avec un montant est bien rattachée au rendez-vous et que ce rendez-vous est relié au prospect. Un résultat d’appel seul ne suffit pas. |
| Le nom ou le prix d’un produit iClosed est verrouillé. | Modifiez-le dans iClosed, puis laissez la synchronisation mettre le catalogue à jour. |
| Les données ne se mettent plus à jour. | Vérifiez l’accès actif de l’espace de travail et la ligne iClosed dans Connexions. Si elle indique À reconnecter, suivez la procédure ci-dessous. |
Si Insyder indique À reconnecter, activez à nouveau l’interrupteur iClosed dans Réglages du compte → Connexions, puis approuvez l’accès dans le navigateur. Cette reconnexion conserve les données déjà importées.
Pour arrêter l’intégration, désactivez l’interrupteur iClosed et confirmez la déconnexion. Les nouvelles synchronisations s’arrêtent pour tout l’espace de travail. Les rendez-vous, produits, achats et historiques déjà importés restent dans Insyder. Pour reprendre l’import, reconnectez iClosed et autorisez de nouveau l’accès.